Başvurdunuz, günler geçti, hiçbir şey olmadı. Bu sessizliği ret olarak okumak yaygın ama çoğu zaman yanlış. Aşağıda ne kadar beklemek gerektiği, kime yazılacağı ve tek bir mesajda ne söyleneceği var.
Dönüş gelmemesi ne anlama gelir, ne anlama gelmez?
Türkiye'de olumsuz sonucun adaya bildirilmesi hala istisna. Çoğu şirkette süreç kapansa bile kimse dönmüyor, çünkü bunu yapacak adım sürecin içinde tanımlı değil. Sessizliği "beğenilmedim" diye okumak bu yüzden fazla kişisel bir yorum oluyor.
Dönüş gelmemesinin sık görülen sebepleri oldukça sıradan: pozisyonun bütçesi dondurulmuş, işe alan yönetici izne çıkmış, süreç içeriden biriyle ilerlemiş, ilanı açan kişi işten ayrılmış olabilir. Bunların hiçbiri sizin özgeçmişinizle ilgili değil ve hiçbiri size bildirilmiyor.
Başvurunun görülüp görülmediğini bilmemek bu belirsizliği büyütüyor. Aday takip sistemleri üzerinden yapılan başvurularda durum çoğu zaman "değerlendiriliyor" satırında donup kalıyor, çünkü o satırı elle güncelleyen biri olmuyor. Ekranda gördüğünüz durum, dosyanızın gerçekte nerede olduğunu göstermiyor.
Bazen sebep doğrudan ilanın kendisidir. Aylardır yayında duran, kimseyi işe almayan ilanlar var. Bunların ne olduğunu ve başvurmadan önce nasıl ayırt edildiğini hayalet ilan yazısında ayrıca anlattık.
Ne kadar beklemek gerekir?
İlanda kapanış tarihi varsa süre oradan başlar, sizin başvurduğunuz günden değil. Tarih yoksa yaygın pratik, başvuru sonrası bir buçuk iki hafta beklemek. Bu süre şirketin ilanı toplayıp değerlendirmeye alması için gereken makul aralık.
Mülakat sonrası hesap farklı işliyor. Görüşmede bir süre söylendiyse o sürenin sonuna iki üç gün ekleyip yazın. Hiçbir süre söylenmediyse bir hafta yeterli. Görüşmeye girmiş bir aday olarak beklentiniz de, ısrar hakkınız da başvuru aşamasındakinden fazla.
Otomatik gelen "başvurunuz alındı" mesajı bir dönüş sayılmaz. O mesaj sistemin verdiği alındı bilgisidir, kimsenin dosyanıza baktığı anlamına gelmiyor. Süreyi o mesaja göre değil, başvuru ya da görüşme tarihine göre sayın.
En pratik çözüm, süreyi tahmin etmek yerine görüşmenin sonunda sormaktır: "Süreçle ilgili ne zaman haber bekleyebilirim?" Bu tek cümle sonraki iki haftalık belirsizliği ortadan kaldırıyor ve takip mesajınızın zamanını da kendiliğinden belirliyor.
Takvimi de hesaba katın. Bayram haftaları, yıl sonu kapanışları ve yaz ortasındaki izin dönemleri süreçleri uzatıyor. Bu dönemlerde bir hafta fazladan beklemek, erken yazıp cevapsız kalmaktan iyi.
Kime yazmalı?
Kural basit: sürecin son temas noktasına yazın. Sizinle en son kim yazıştıysa ya da kim görüştüyse muhatap odur.
- İlana başvurup hiç yazışmadıysanız: ilanı paylaşan kişi ya da ilanda verilen iletişim adresi.
- İnsan kaynaklarıyla yazıştıysanız: doğrudan o kişi.
- Mülakata girdiyseniz: görüştüğünüz yönetici, insan kaynakları kopyada.
- Sizi öneren biri varsa: önce ona.
İlanda hiçbir isim ya da adres yoksa iki seçenek kalıyor: şirketin kariyer sayfasındaki genel adres ya da o ekipte çalışan birine ulaşmak. İkincisi daha çok işe yarıyor, çünkü genel adrese düşen mesajları düzenli okuyan biri çoğu şirkette bulunmuyor. Ulaştığınız kişiden bir şey istemeyin, yalnız doğru muhatabın kim olduğunu sorun.
Aynı anda üç kişiye yazmayın. Mesajlar içeride birbirine iletiliyor ve ısrarcı bir izlenim bırakıyor. Sizi kurum içinden öneren biri varsa en hızlı yol odur: o kişi tek soruyla dosyanın nerede durduğunu öğrenebiliyor. Siz iki hafta bekleyeceğinize aynı gün bir cevabınız oluyor, üstelik bu cevap çoğu zaman resmi kanaldan gelenden daha açık sözlü.
Kanal seçimi de sonucu değiştiriyor. Yazışma mail üzerinden başladıysa mailden devam edin. Hiç yazışma olmadıysa ve ilanı bir kişi paylaşmışsa kısa bir mesaj mailden daha hızlı okunuyor. Aynı kişiye hem mail hem mesaj göndermek ise tek bir hatırlatma değil, iki ayrı hatırlatma gibi görünüyor.
Takip mesajının iskeleti
Beş altı cümleyi geçmeyen, tek ekranda biten bir mesaj yeterli. İçinde şunlar olsun:
- Kim olduğunuz, hangi pozisyon ve hangi tarihte başvurduğunuz.
- İlginizin sürdüğünü söyleyen tek cümle.
- Tek cümlelik hatırlatma. Mümkünse yeni bir bilgi ekleyin: tamamlanan bir sertifika, benzer bir proje.
- Evet ya da hayır ile cevaplanabilen bir kapanış sorusu.
Kapanış sorusunun kolay cevaplanır olması önemli. "Süreç devam ediyor mu" sorusu tek kelimeyle geçilebilir, o yüzden cevap alma ihtimali yüksek. "Değerlendirmeniz ne yönde" gibi bir soru ise karşı tarafı uzun bir mesaj yazmak zorunda bırakıyor, o mesaj da çoğu zaman hiç yazılmıyor.
Yeni bir bilgi eklemek, mesajı hatırlatma olmaktan çıkarıp habere çeviriyor. Görüşmeden bu yana bitirdiğiniz bir eğitim, yayımlanan bir çalışma ya da ilandaki maddelerden birine denk gelen yeni bir deneyim, mesajı yazmak için tek başına sebep oluyor. Elinizde böyle bir şey yoksa mesajı kısaltın, çünkü eklenecek bilgi yokken uzun yazmak ısrar gibi okunuyor.
Konu satırına pozisyon adını ve başvuru tarihini yazın. "Takip" ya da "hatırlatma" gibi kelimeler mesajı gereğinden ağır gösteriyor. Gönderim için sabah saatleri ve haftanın ortası daha iyi çalışıyor; cuma akşamı gönderilen mesaj pazartesi yığının altında kalıyor.
Üç durum, üç şablon
Aşağıdakileri olduğu gibi kullanmayın, kendi cümlelerinize çevirin. Kopyala yapıştır olduğu belli olan bir mesaj, hiç yazmamaktan daha kötü sonuç veriyor.
İlana başvurdunuz, dönüş yok:
Merhaba [isim], 12 Ağustos'ta [pozisyon] ilanınıza başvurmuştum. Pozisyona ilgim sürüyor. Son iki yıldır [alan] tarafında benzer bir ekipte çalışıyorum, bu yüzden ilanı yakından takip ettim. Sürecin devam edip etmediğini öğrenebilir miyim? İyi çalışmalar.
Mülakata girdiniz, dönüş yok:
Merhaba [isim], geçen çarşamba [pozisyon] için görüşmüştük, ayırdığınız zaman için tekrar teşekkür ederim. Görüşmede konuştuğumuz [konu] için kısa bir örnek hazırladım, işinize yararsa memnuniyetle iletirim. Bir sonraki adımla ilgili ne zaman haber bekleyebilirim?
Sizi öneren biri vardı, ondan da ses yok:
Merhaba [isim], [pozisyon] için dosyamı ilettiğin için tekrar teşekkürler. İki haftadır bir dönüş olmadı. Senin gördüğün kadarıyla süreç devam ediyor mu? Kapandıysa da sorun değil, bilmek diğer başvurularımı planlamama yardımcı olur.
Üç şablonun ortak yanı, karşı tarafa iş çıkarmaması. Hiçbiri açıklama, gerekçe ya da uzun bir cevap istemiyor; hepsi tek kelimeyle geçilebilecek bir soruyla bitiyor. Takip mesajının cevaplanma ihtimalini en çok artıran şey ısrarın dozu değil, cevabın ne kadar kolay yazılabildiği.
Takip mesajında ne yazılmaz?
- Sitem içeren cümleler. "Hala cevap alamadım" haklı olduğunuz durumda bile karşı tarafı savunmaya geçiriyor.
- Aynı metnin yalnız isim değiştirilerek herkese gönderilmesi.
- Özgeçmişin tekrar eklenmesi. Dosyanız zaten sistemde, ek göndermek mesajı ağırlaştırıyor.
- Üç paragraflık kendini anlatma. Takip mesajı ikinci bir ön yazı değil.
- Olmayan bir teklifi baskı unsuru olarak kullanmak.
- Her hafta gönderilen hatırlatma. Bu noktadan sonra mesajlar açılmadan siliniyor.
- Karşı tarafı üstü kapalı suçlayan cümleler. "Anlaşılan geri dönüş yapmıyorsunuz" gibi bir ifade, cevap alma ihtimalini tamamen kapatıyor.
- İlan kaldırılmışken hala o ilan üzerinden yazmak. Kaldırılmış bir ilan için doğru soru, sürecin nerede olduğu değil, benzer bir pozisyonun yeniden açılıp açılmayacağıdır.
Kaç kez yazılır, ne zaman bırakılır?
Pratik kural iki mesaj. İlk takipten sonra yedi on gün içinde cevap gelmezse ikinci ve son bir mesaj yazın. İkincisinde tonu değiştirmeyin, sadece kısaltın: iki cümle yeterli.
Bu kuralın bir istisnası var: süreçte size bir tarih verildiyse, o tarih geçmeden yazılan mesaj takip sayılmıyor, erken sayılıyor. Verilen günü bekleyin. Tarih geçtikten sonra yazdığınızda hem haklı bir zemininiz oluyor hem de mesajınız daha rahat bir tonla kuruluyor.
Cevap yine gelmezse dosyayı kapatın. Kapatmak, o başvuruyu takip listenizden çıkarmak ve yerine yenisini koymak demek. Aylar sonra gerçekten dönüş gelebiliyor ve kapatmış olmanız buna engel değil. Kazandığınız şey, bekleyerek geçen zamanı geri almak.
Cevap gelirse, olumsuz bile olsa kısa bir teşekkür yazın. O kişinin sizi bir sonraki ilanda hatırlaması için bugün yapabileceğiniz en ucuz şey bu. Süreç kapandığında sorulacak tek bir soru daha kalıyor: "İleride benzer bir pozisyon açılırsa haberdar olabilir miyim?"
Beklerken ne yapmalı?
Tek ilana kilitlenmemek, yazacağınız her takip mesajından daha etkili. Bir başvurunun cevabını beklerken en az iki yeni başvuru yapmayı kural haline getirin. Bu, en çok istediğiniz pozisyonda pazarlık gücünüzü de artırıyor, çünkü tek seçeneğe mahkum olmuyorsunuz.
Bir şirketin kapısı kapandıysa bu kalıcı olmayabilir. Bir pozisyon dolduktan sonra benzeri birkaç ay içinde yeniden açılabiliyor; ilgilendiğiniz şirketlerin ilan sayfalarını takip listenize alın.
Bu süreyi kendi tarafınızda değerlendirmenin bir yolu da geriye dönüp bakmak. Aynı tip ilanlara başvurup hiç görüşmeye çağrılmıyorsanız sorun takip mesajında değil, başvurunun kendisinde olabilir. Bu durumda özgeçmişin sistemler tarafından nasıl okunduğuna bakmak, on tane daha başvuru yapmaktan daha çok işe yarıyor.
Bekleme aylara yayılırsa bu süre bir noktadan sonra özgeçmişte boşluk olarak görünmeye başlıyor. Boşluğun kendisi sorun değil, nasıl anlatıldığı belirleyici. Kariyer boşluğu yazısında bunun özgeçmişte ve mülakatta nasıl karşılandığını anlattık.
Son olarak
Takip mesajı bir başvuruyu kurtarmaz, ama sizi belirsizlikten çıkarır. Gelen cevap olumsuz olsa bile o dosyayı kapatıp enerjinizi başka yere taşımanızı sağlıyor. Sessizliğin en pahalı tarafı ret değil, ne olduğunu bilmeden geçen haftalar.