Bu cümle yaygın, kulağa mantıklı geliyor ve tam olarak doğru değil. Gerçekte olan şey daha sıkıcı ama düzeltilebilir bir şey. Onu anlatalım.
ATS aslında ne yapar?
ATS (Applicant Tracking System, Türkçesiyle aday takip sistemi), şirketlerin başvuruları topladığı, sakladığı ve süreç boyunca takip ettiği bir yazılımdır. Kabaca bir veri tabanı ve iş akışı aracıdır.
Sistemin yaptığı iş şudur:
- Yüklediğiniz dosyayı ayrıştırır, yani metni okuyup alanlara böler: ad, iletişim, iş deneyimi, eğitim, beceriler.
- Bu alanları aranabilir hale getirir.
- İşe alım uzmanı sistemde arama ve filtreleme yapar; karşısına çıkan adayları inceler.
Yani asıl kapı hala bir insanda. Ama o insan sizi ancak sistemin size dair kaydı düzgünse bulabiliyor. Sorunun büyük kısmı burada başlıyor.
CV'ler asıl nerede kırılıyor: ayrıştırma
Görsel olarak çok güzel bir CV, ayrıştırıcı için okunamaz olabilir. Ekranda gördüğünüz düzen ile dosyanın içindeki metin sırası her zaman aynı şey değildir.
En sık görülen kırılma noktaları:
- Çok sütunlu düzen. Solda beceriler, sağda deneyim gibi tasarımlar ayrıştırıcıda satırların birbirine karışmasına yol açabilir. Sonuç: cümleleriniz anlamsız bir sıraya girer.
- Tablolar. Şablonların içindeki görünmez tablolar en yaygın sessiz hatadır. Bazı ayrıştırıcılar tablo hücrelerini tamamen atlar.
- Üst bilgi ve alt bilgi. İletişim bilgilerinizi Word'ün header alanına koyarsanız, bazı sistemler bunu hiç okumaz. Telefonu ve e-postası olmayan bir aday kaydı oluşur.
- Görsel içine gömülü metin. Beceri seviyelerini gösteren grafikler, ikonlar, infografikler ayrıştırıcı için boştur. İçinde yazı olan bir logo da öyle.
- Alışılmadık bölüm başlıkları. "İş Deneyimi" yerine "Kariyer Yolculuğum", "Eğitim" yerine "Öğrenme Serüvenim" yazarsanız, sistem o bölümü tanıyamayabilir. Yaratıcılık başka yerde işe yarar, başlıklarda değil.
- Sıra dışı fontlar ve özel karakterler. Süsleme amaçlı fontlar bazen harfleri farklı kodlarla gömer; ayrıştırıcı bozuk metin okur.
Otuz saniyelik test
Bunu kontrol etmenin çok basit bir yolu var ve neredeyse hiç kimse yapmıyor:
CV dosyanızı açın, tüm metni seçip kopyalayın ve boş bir not defterine (Notepad, TextEdit ya da herhangi bir düz metin editörü) yapıştırın.
Karşınıza çıkan şey, ayrıştırıcının gördüğüne çok yakındır. Bakacağınız üç şey:
- İletişim bilgileriniz orada mı?
- Deneyimler doğru sırada mı, yoksa satırlar birbirine mi girmiş?
- Kaybolan bölüm var mı?
Buradaki metin okunabilir haldeyse ayrıştırma tarafında ciddi bir sorununuz yok demektir.
Asıl otomatik eleme: eleyici sorular
Gerçek anlamda otomatik eleme yapan mekanizma, başvuru formundaki eleyici sorulardır (knockout questions). "Kaç yıl deneyiminiz var?", "Şu şehirde çalışabilir misiniz?" gibi.
Bu sorulara verdiğiniz cevap sizi doğrudan listeden çıkarabilir. CV'nizin biçimiyle ilgisi yoktur ve düzeltilebilir bir şey de değildir. O yüzden formu doldururken acele etmeyin: yanlış işaretlenmiş tek bir kutu, başvurunuzu kimse görmeden bitirir.
Anahtar kelime meselesi
İşe alım uzmanı sistemde arama yaparken kelime kullanır. Bu yüzden ilandaki terimlerin CV'nizde geçmesi işe yarar. Ama bu, kelime doldurmak anlamına gelmiyor.
Doğru yöntem:
- İlanın kendi kelimelerini kullanın. İlan "veri görselleştirme" diyorsa siz de öyle yazın; "dashboard hazırlama" yazarsanız aynı şeyi anlatsanız bile aramada eşleşmezsiniz.
- Kısaltmayı ve açılımını birlikte yazın. "İnsan Kaynakları (İK)", "Search Engine Optimization (SEO)". Arama hangisiyle yapılırsa yapılsın çıkarsınız.
- Kelimeyi bağlamına yerleştirin. Beceriler bölümünde "SQL" yazmak zayıftır. Deneyim maddesinin içinde "SQL ile haftalık satış raporlarını çektim" yazmak hem aramada bulunur hem okuyanı ikna eder.
- Her başvuruya aynı CV'yi göndermeyin. Tek bir CV'yi elli ilana yollamak yerine, ilandaki üç ana terimi metne yerleştirmek çok daha fazla iş görür.
Fotoğraf, kişisel bilgiler
CV'ye fotoğraf koymak yaygın bir alışkanlık. Ayrıştırma açısından fotoğraf tek başına sorun çıkarmaz; sorun, fotoğrafın etrafına kurulan karmaşık kutu ve tablo düzenidir.
Doğum tarihi, medeni durum, askerlik gibi bilgiler için genel eğilim, pozisyonla ilgisi yoksa yazmamak yönünde. Yer kaplıyorlar ve karar üzerinde etkileri sınırlı.
Sistemi geçmek amaç değil
Buradaki tavsiyelerin hepsi tek bir şey için: CV'nizin doğru okunması ve insanın karşısına çıkabilmesi.
Ama şunu net söylemek gerekir: ayrıştırıcıyı geçmek sizi işe almaz. Sistemi geçtiğinizde vardığınız yer, yüzlerce başvurunun beklediği bir listedir. Orada da seçilmeniz gerekir.
Bu yüzden en iyi başvurular genellikle sistemi tek başına kullanmaz. Şirket içinden birinin sizi iletmesi, listedeki sıranızı değil, listeye giriş biçiminizi değiştirir. Çalışan tavsiyesiyle gelen başvurular çoğu şirkette ayrı bir kanaldan ilerler ve daha hızlı okunur.
Kısacası: CV'nizi sistemin okuyabileceği hale getirin, sonra o CV'yi bir insanın eline ulaştırmanın yolunu arayın. İkisi birlikte çalışır.